Projektmanagement, was ist das eigentlich und welchen Zweck erfüllt es?

Sehr oft werden wir von unseren Kunden gefragt, warum es eigentlich den Posten „Projektmanagement“ in unseren Angeboten gibt. Wir erleben recht häufig, dass uns mit Unverständnis begegnet wird, weil der Sinn und Zweck dieser (für uns zentralen) Aufgabe nicht verstanden wird. Bei anderen Agenturen, so spiegeln unsere Kunden uns zurück, wird Projektmanagement und die damit verbunden Aufwendungen (Ressourcen, Zeit und Geld) in Angeboten nicht separat aufgeführt, sondern in andere Angebotspositionen eingerechnet. Böse Stimmen könnten von „versteckten Kosten“ sprechen. Unser Weg hingegen ist komplette Transparenz gegenüber unseren Kunden. Warum bei uns dem Projektmanagement eine zentrale Rolle in der erfolgreichen Arbeit zukommt, erläutern wir Ihnen im Folgenden.

Warum also Projektmanagement? Was hat der Projektmanager mit einem Jongleur gemeinsam?

Um diese Fragte zu beantworten, muss man verstehen, was ein/e Projektmanager*in tut und wofür er/sie die Verantwortung trägt. Man stelle sich einen Jongleur vor, der 5 oder mehr Bälle in der Luft in geordneter Weise durcheinanderwirbelt. Kein Ball darf herunterfallen, kein Ball darf den anderen berühren oder in seiner Flugbahn behindern. Und nun stelle man sich vor, dass weitere Personen beteiligt sind, die einzelne Bälle auffangen und wieder an den Jongleur zurückspielen. Diese zusätzlichen Personen können von Zeit zu Zeit wechseln, die Bälle werden auch manchmal verändert oder ausgetauscht, der Jongleur bleibt und hält alle Bälle in der Luft. Er oder sie ist also quasi „der Fels in der Brandung“, der Mittelpunkt des komplexen Geschehens, von dem alle Bälle gesteuert werden. Wenn Sie wissen wollen, welcher Ball als nächstes nach oben fliegt oder zu einem anderen Spieler, dann fragen Sie den Jongleur.

Der Single Point of Contact (SPOC)

Den Begriff SPOC haben Sie sicherlich schon einmal gehört. Sie als Kunde möchten sich vermutlich nicht in die Struktur unserer Agentur einarbeiten, um im Detail zu durchschauen, wer für was verantwortlich ist, wer was wann erledigt, wer was am besten kann und wer wen wann aufgrund von Urlaub oder Krankheit vertreten muss. Sie möchten nur eines: Ihr Projekt soll fertigwerden. Aber nicht nur das. Ihr Projekt soll im vereinbarten Zeitrahmen, zu den vereinbarten Kosten und mit den vereinbarten Leistungen ausgeführt und fertiggestellt werden. Fehler sollen vermieden oder bereits im Prozess aufgespürt und behoben werden. Verzögerungen sollen entweder aufgeholt oder klar mit Begründung an Sie kommuniziert werden. Und während des gesamten Prozesses möchten Sie einen zuverlässigen Ansprechpartner haben, der Ihnen zu jedem Zeitpunkt sagen kann, wie der Status Ihres Projektes ist, und Ihnen für Fragen und Anmerkungen zur Verfügung steht.

Die Lösung für kongruentes Arbeiten: Projektmanagement

Am Anfang steht das Briefing

Wie kann denn nun erreicht werden, dass Ihr Projekt effizient und pünktlich umgesetzt wird? Für maximale Effizienz und beste Ergebnisse müssen alle Beteiligten von Anfang an und kontinuierlich im Laufe des Prozesses in die gleiche Richtung laufen, sich miteinander abstimmen und konstruktiv miteinander kommunizieren. Zu diesem Zweck gibt es zu Beginn ein Briefing, in dem die Zielsetzung der Aufgabe sowie alle wichtigen Hintergrundinformationen zu Ihrer Firma besprochen werden. Ein schriftliches Protokoll erlaubt auch später, alles noch einmal nachzulesen.

Bei sehr komplexen Projekten wie beispielsweise der Erstellung eines neuen Internetauftritts empfehlen wir als Startpunkt einen Workshop, in dem unser Team gemeinsam mit unseren Kunden das Projekt im Detail bespricht. Hier werden auch die Historie Ihrer Firma, Ihre Marktsituation, Ihre Visionen, Ihre Wettbewerbsvorteile, etc. ausführlich beleuchtet und analysiert. Aktionsschritte werden aus der Analyse abgeleitet, Ideen zur Umsetzung geteilt. Ein Protokoll rundet den Workshop ab und bildet die Grundlage für die weitere Arbeit.

Der weitere Projektverlauf, ein Weg mit vielen Verzweigungen

Damit sich im weiteren Verlauf des Projektes alle Beteiligten zügig und auf dem kürzesten Weg dem Ziel nähern, braucht es einen Koordinator, den eben beschriebenen Jongleur, der die Bälle in der Luft hält und steuert. Der Projektmanager sorgt dafür, dass es voran geht, z. B. indem er in regelmäßigen „Schulterblick“-Besprechungen intern oder mit dem Kunden den Stand der Dinge erörtert und nächste Schritte festlegt. In diesen kurzen Sessions wird abgeglichen, ob alle noch immer in die gleiche, im Vorfeld festgelegte Richtung laufen und ob jeder weiß, was zu tun ist. Es wird geklärt, ob alle Timings eingehalten werden können, ob unerwartete Schwierigkeiten aufgetreten sind u. V. m. Auch im laufenden Prozess entstehende Ideen, die ggf. zusätzlichen Aufwand bedeuten, werden in solchen Zwischenbesprechungen mit unseren Kunden geteilt und bei Interesse separat angeboten.

Die Qualitätssicherung steht nicht nur am Schluss des Projektes

Freigabeprozesse während und natürlich am Ende eines Projektes sind für uns von essentieller Bedeutung, um unseren hohen Qualitätsanspruch erfüllen zu können. So haben wir klar geregelte Qualitätsmanagement-Abläufe, die immer mind. 4 Augen involvieren und durch Umläufe, Lektorate oder andere Ergebnis-Prüfungen umgesetzt werden. Da wir uns als Team sehen, ist jedes Teammitglied offen für den Input der anderen und dankbar für konstruktive Anmerkungen. Betriebsblindheit kann auf diese Weise weitestgehend vermieden werden.

Was wäre, wenn…

… es kein Projektmanagement gäbe? Ohne Projektmanager müssten Sie als Kunde selbst dafür sorgen, dass Ihr Projekt vorangeht, dass alle wissen, was sie wann zu tun haben und dass alle in die gleiche Richtung laufen. Dies wäre eine für Außenstehende wohl unlösbare Aufgabe, die wir Ihnen sehr gern im Sinne höherer Effizienz und Effektivität abnehmen. Bei uns kaufen Sie also immer einen Ablauf inklusive Projektmanagement, und das bei maximaler Transparenz der Kostenstruktur.

Sie wollen mehr über unsere Arbeit erfahren? Rufen Sie uns an oder surfen Sie durch unsere Homepage, dort erwarten Sie zahlreiche Referenzen. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!

Kategorien / Themen

Schlagworte / Tags

Beitrag teilen auf…