Homeoffice als Dauerlösung? Ein Erfahrungsbericht.

Wie alles begann

Wie viele andere Firmen auch, deren Mitarbeiter in erster Linie Büroarbeit verrichten, so sind auch wir bei plantamedium direkt im März kurz vor dem offiziellen Shut Down ins Homeoffice umgezogen. Es war für einige Kolleg/Innen ein Sprung ins kalte Wasser, denn nicht jeder hatte zuvor schonmal von zuhause gearbeitet. So äußerte sich unser Kollege aus der Grafik wie folgt: „Durch Corona gab es keine Einführung in den Homeoffice-Alltag, man wusste nicht, welche Strukturen funktionieren. Ich hatte das Gefühl, das Team aus den Augen zu verlieren: Zwar hat man innerhalb der „Abteilung“ (Kreation und Projektmanagement) und in Projekten regelmäßig Kontakt mit allen Beteiligten, aber außerhalb davon sieht man sich selten. Später haben wir wöchentliche Meetings mit dem ganzen Team eingeführt, in denen aktuelle Projekte besprochen werden. So bleiben alle im Thema und wissen, was in der Agentur vor sich geht.“ Im Laufe der Zeit machten alle Kolleg/Innen zunehmend positive Erfahrungen und es wurde der Wunsch nach einer Homeoffice-Dauerlösung im Team immer deutlicher. Im Sinne der Mitarbeiterzufriedenheit und -flexibilität haben wir uns daraufhin entschlossen, diese Arbeitsform an mehreren Tagen der Woche zu ermöglichen. Auf freiwilliger Basis, versteht sich!

Überrascht von Corona – manch ein „Homeoffice“ hatte zu Beginn kaum „Office“, nur „Home“. Foto von Nikola Balic auf Unsplash

Welche primären Herausforderungen gilt es bei der Arbeit im Homeoffice zu meistern?

Betrachten wir zunächst die Mitarbeiter/Innen: Hier ist der Punkt Eigenorganisation und Eigenmotivation sicherlich die wichtigste Voraussetzung, um im Homeoffice effektiv und zufrieden arbeiten zu können.

Die Organisation der Arbeit zuhause und im familiären Umfeld

Es fängt damit an, sich einen Arbeitsplatz im eigenen Heim einzurichten, an dem es sich ungestört arbeiten lässt. Im familiären Umfeld sollte die Arbeit ebenso respektiert werden als sei man nicht zuhause, was oftmals insbesondere kleineren Kindern nur schwerlich zu vermitteln ist. Eine Kollegin griff sogar ganz tief in die Trickkiste und zog sich morgens normal an, ging sich wie immer verabschiedend aus dem Zimmer, in dem die Kinder durch die Großmutter betreut wurden, um dann ins heimische Büro die Treppe hinauf zu flitzen. Man muss sich nur zu helfen wissen!

Kinder im Homeoffice können so manches Onlinemeeting ad absurdum führen. Foto von Photo by Tina Witherspoon auf Unsplash

Die Eigenmotivation

Der speziell für die Arbeit eingerichtete Schreibtisch bietet einen weiteren wichtigen Vorteil, der unbedingt beachtet werden sollte. Er schafft „Arbeitsatmosphäre“ und damit Konzentration. Man erreicht nach kurzer Eingewöhnung umgehend einen Arbeitsmodus wie im Büro in der Firma und erzielt damit schnell die gleichen Arbeitsergebnisse wie am externen Schreibtisch. Hierzu ist es zudem noch wichtig und ratsam, sich morgens genauso fertigzumachen wie beim Gang ins Büro, also nicht etwa im Schlafanzug am Schreibtisch zu sitzen. Wir alle profitieren von solchen Gewohnheiten oder auch Ritualen und können unseren eigenen Rhythmus und unseren Motor dadurch sehr wohl beeinflussen.

Die Kommunikation im Team

Wichtig im täglichen Arbeitsalltag ist der Austausch mit den Kolleg/Innen. In der Firma passiert dies wie von selbst, man trifft sich auf dem Flur, beim Kaffeeautomaten oder geht mal eben rüber ins Nachbarbüro. Von selbst passiert im Homeoffice im Gegensatz dazu gar nichts, man muss es bewusst und proaktiv organisieren. Videocalls z. B. per Teams oder Zoom sind hier eine extreme Hilfe, denn man sieht sich und hört nicht nur das gesprochene Wort. Wie wichtig Mimik und Gestik für unsere Kommunikation sind, ist mittlerweile wohl so ziemlich jedem klar. Und noch etwas: im Homeoffice nimmt die Rücksichtnahme auf die Arbeitsvorgänge der Kolleg/Innen zu, denn man sieht anhand der Online- oder Beschäftigt-Signale des jeweiligen System wie z.B. Teams, ob der andere im Telefonat oder gerade verfügbar ist. Die fehlende Möglichkeit, einfach mal eben in der Tür zu erscheinen, und stattdessen die rücksichtsvolle Anfrage, ob der gewünschte Gesprächspartner 5 Minuten Zeit hat, stärken den guten Umgang miteinander und führen zu weniger Unterbrechungen und Ablenkung im Arbeitsalltag.

Spaß unter Kollegen gibt es auch in Online-Meetings. Screenshot aus einem FaceTime-Meeting von plantamedium

Die Ich-Botschaften

Wenn man in die Firma geht, ist man für die Kolleg/Innen sichtbar. Es bleibt in der Regel nicht aus, dass sich näherstehende Mitarbeiter/Innen bemerken, wenn es einem nicht gut geht oder man ein Problem hat, sei es mit einer Aufgabenstellung, einem Kunden, einem anderen Kollegen/in oder vielleicht sogar im privaten Bereich. In gut funktionierenden Teams wird nachgefragt und Hilfestellung angeboten. Im Homeoffice reduziert sich die automatische Wahrnehmung möglicher Warnsignale deutlich, es wird erforderlich, proaktiv auf die Kolleg/Innen zuzugehen und um Hilfe zu bitten. Nicht jedem fällt es leicht, solche Ich-Botschaften auszusenden, umso mehr ist aktives Nachfragen seitens Vorgesetzten oder Kolleg/Innen erforderlich, um Probleme früh zu erkennen und empathisch zu unterstützen.

Die Verpflichtungen des Arbeitgebers

Kommen wir nun zu den weitreichenden Verpflichtungen des Arbeitgebers, denn egal ob Homeoffice, Mobile Working oder Arbeit im Büro, die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers gilt in jeder Konstellation. Dies schließt Aspekte der Arbeitssicherheit ebenso ein wie die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes, den Versicherungsschutz, den Datenschutz und viele weitere arbeitsrechtliche Aspekte. Eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag sollte die Kernpunkte regeln. Jeder Mitarbeiter sollte genau wissen, was von ihm/ihr erwartet wird. Einige Beispiele: Die Arbeitsplätze zuhause sollten sicher sein, also keinerlei Unfallrisiko bergen. Bei der Einrichtung muss der Arbeitgeber unterstützend zur Seite stehen, der Arbeitnehmer muss Kontrollen gestatten oder selbst den Arbeitsplatz dokumentieren. Eine regelmäßige Dokumentation der Arbeitszeiten ist ebenfalls unabdingbar. Und last, but not least einer der wichtigsten Aspekte: die Sicherstellung des Datenschutzes. Auch bei jeglicher Art der Remote Work, sei es mobil oder im Homeoffice, muss die absolute Sicherheit aller Daten gewährleistet werden. Zu diesem Zweck wurde eine entsprechende VPN-Software installiert, die den Zugriff auf den Server absichert. Da dieser Artikel allerdings keine Rechtsberatung sein kann, sprechen wir hier nur die klare Empfehlung aus, sich vom zuständigen Berufsverband oder einem auf Arbeitsrecht spezialisierten Anwalt beraten zu lassen.

Ein aufgeräumter Homearbeitsplatz kann tatsächlich eine Alternative zum klassischen Büro sein. Foto von ruben daems auf Unsplash

Die EDV

In der heutigen Zeit ist es ohne allzu großen Aufwand möglich, vom Homeoffice oder auch mobil zu arbeiten. Wir haben uns in der Agentur für Homeoffice entschieden, da uns das Mobile Working doch anfälliger für Ablenkungen und Unsicherheiten beim Datenschutz erschien. Durch Aufrüstung der Laptop-Ausstattung und die Einrichtung eines VPN-Tunnels zur Datenabsicherung sind nun alle Mitarbeiter mit Kameras ausgerüstet und können sicher auf Serverdaten zugreifen. Voraussetzung dafür ist natürlich eine stabile und ausreichend performante Internetverbindung. Diese kann nur jeder Mitarbeiter selbst bereitstellen, um in den Genuss der neuen Flexibilität zu gelangen.

Homeoffice funktioniert nicht ohne gegenseitiges Vertrauen

Homeoffice ist ein großer Vertrauensvorschuss seitens des Arbeitgebers, daher sollte es keinen Arbeitnehmer wundern oder stören, wenn gewisse Kontrollmechanismen installiert werden. Das können festgelegte Kernarbeitszeiten sein, zu denen man online und telefonisch erreichbar sein sollte, feste Tage mit Anwesenheit in der Firma, das können Zeiterfassungssysteme und Berichte über Aufgabenplanung und -erledigung sein. Idealerweise erarbeiten Arbeitgeber und Arbeitnehmer gemeinsam das passende Konzept für die Anforderungen der Firma. Denn eines muss stets gewährleistet sein: Arbeitsqualität und -quantität, Kundenzufriedenheit und damit Firmenerfolg sollen durch die Einrichtung von Homeoffice auf keinen Fall beeinträchtigt werden. Letzten Endes würde das nämlich die Arbeitsplätze gefährden, was ja wohl niemand möchte.

Unser Fazit nach 6 Monaten Homeoffice

Für unser Team bedeutet diese Hybrid-Lösung mit einigen festen Tagen Homeoffice pro Woche eine sehr effektive und flexible Arbeitsform. Meetings legen wir bevorzugt auf die Anwesenheitstage, konzentrierte Text- oder Entwicklungsarbeit kann im „stillen Kämmerchen“ zuhause erledigt werden. Fahrzeiten sind deutlich reduziert, die Work-Life-Balance ist verbessert. Wer Sehnsucht nach den anderen hat, kann jederzeit in die Firma fahren oder die Videokamera anwerfen. Wenn jeder im Team seinen Teil zum rücksichtsvollen Umgang hinzutut, die Kollegen und das Management sich gegenseitig vertrauen und niemand das ihm entgegengebrachte Vertrauen missbraucht, ist Homeoffice eine hervorragende Arbeitsform, die viele Vorteile bietet.