Was Viele bis vor ein paar Monaten noch für undenkbar hielten, wird nun in allen Firmen praktiziert, die nicht auf die direkte Anwesenheit ihrer Mitarbeiter angewiesen sind – Arbeiten vom Homeoffice aus. Reichlich Artikel sind erschienen zu den Dos and Don’ts, um auch bei der Arbeit zuhause nicht Struktur, Motivation und Effektivität einzubüßen. Ein wichtiger Aspekt der Arbeit im Homeoffice ist die Frage des Teamzusammenhalts, der Teamkommunikation und auch der effektiven Kommunikation mit Kunden. Wir alle wissen, dass das reine Wort nur einen sehr kleinen Teil der Sprachbotschaft ausmacht, denn die paraverbale und auch die nonverbale Kommunikation bilden den weit größeren Teil der eigentlichen Botschaft und können vielfach ihre Bedeutung grundlegend verändern. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit, sich beim Miteinanderreden zu sehen und zu hören und nicht nur E-Mails auszutauschen.

Unsere Projektmanagerinnen im Gespräch: Ein Lächeln überzeugt mehr als eine lange Mail.

Hier kommen Videocalls ins Spiel, die eine dem Live Meeting sehr stark angenäherte Konferenzsituation zu schaffen vermögen. Man kann sich gegenseitig sehen; Gestik, Mimik und Tonalität und damit Stimmungen sowie Wortbedeutungen werden sehr viel besser übermittelt als über eine E-Mail. Zudem erfüllt die Videokonferenz auch einen sozialen Aspekt, man fühlt sich einander näher und damit weniger allein und auf sich gestellt. Ein Aspekt, der auch im privaten Bereich in diesen herausfordernden Zeiten des Social Distancing zu einem wahren Boom von Facetime, WhatsApp Video und anderen Anwendungen bei Jung und Alt geführt hat.

Etwas Spaß zwischendurch: Da es an der Kaffeemaschine im Homeoffice so schrecklich einsam ist.

Im Arbeitsalltag halten nun Anwendungen wie Teams, Zoom, Jitsi, Skype und andere Einzug, die oftmals sogar kostenfrei bis zu einem gewissen Umfang genutzt werden können. Zusätzliche Funktionen erhält man beim Kauf von Lizenzen. Unterschiede liegen sicherlich in der Anzahl möglicher Teilnehmer, dem Umgang mit Datenschutz, aber auch in der Funktionalität und Stabilität der Applikationen.

Unsere Kreation während eines Meetings in FaceTime

Im geschäftlichen Alltag sind gewisse Meetingregeln für alle Mitarbeiter mittlerweile selbstverständlich geworden. Diese sorgen für einen reibungslosen und effizienten Ablauf von Besprechungen. Sehr ähnliche Regeln gilt es bei der Durchführung von Videokonferenzen zu beachten. Eine im Vorfeld versendete Agenda hilft, das Meeting zu strukturieren. Klar zugeordnete Rollen und Aufgaben im Meeting sowie vorher festgelegte Zeiten für Diskussionspunkte sorgen dafür, dass das Team keine Endlos-Schleifen dreht.

Für komplexe Themen hilfreich: Ein Meetingprotokoll mit klar zugeordneten Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Terminen wird während des Calls geführt und am Ende an alle Teilnehmer versendet. Es empfiehlt sich, die Teilnehmerzahl für Besprechungen, die interaktiv gestaltet werden sollen, auf maximal 12 – 15 Personen zu beschränken. Unterlagen, die als Gesprächsgrundlage allen bekannt sein sollten, müssen mit ausreichend Vorlauf an alle Teilnehmer versendet werden und von allen vor dem Termin gelesen werden. Frontalpräsentationen sollten auf maximal 25 – 30 Minuten limitiert werden, wobei es sich empfiehlt, nach der Hälfte einen interaktiven Teil einzubauen wie z.B. eine Frage in die Runde oder die Möglichkeit, Fragen zu klären. Grundsätzlich gelten die gleichen Verhaltensregeln wie im Live Meeting: Pünktlichkeit, das Gegenüber aussprechen lassen, respektvoller, wertschätzender Umgang, keine Monologe halten, nicht durch Telefonate oder andere Störungen den Ablauf behindern. Hierzu gehört auch das geschlossene Fenster, um störende Geräusche auszuschließen und die klare Kommunikation mit der Familie, um Störungen zu vermeiden. Gepflegte Kleidung (Business Casual) sollte die Normalität sein. Technische Probleme sollte man gelassen managen und sich nicht aus der Ruhe bringen lassen. Wachsende Routine in der Durchführung solcher Meetings ist wie bei vielen anderen Herausforderungen des beruflichen Alltags auch hier der Schlüssel zum entspannten Umgang und Erfolg.

Um die Teilnehmer bei mehrstündigen geschäftlichen Online-Besprechungen nicht zu überfordern oder ihre Aufmerksamkeit zu verlieren, sollten feste Pausenzeiten eingeplant werden. Entspannungsübungen zur Lösung von Nacken- und Rückenverspannungen, gesunde Snacks wie Obst, Nüsse oder Rohkost sowie das Öffnen des Fensters zum Austausch der Raumluft bereiten die Teilnehmer auf die nächste Runde aufmerksamer Konferenzbeteiligung vor. Trinken ist auch während des Meetings üblicherweise gestattet und sogar sinnvoll, um den Flüssigkeitshaushalt stabil zu halten.

Von einer solchen eher kleinen Telefonkonferenz zu differenzieren ist das Webinar mit deutlich höheren Teilnehmerzahlen. Hier gibt es technisch keine Begrenzung bezüglich der Anzahl Zuhörer, allerdings sollten zunächst alle Teilnehmer stummgeschaltet werden, um Hintergrundgeräusche zu vermeiden. Die Interaktion sollte mithilfe anderer Funktionen ermöglicht werden. Hierzu bieten sich Chats sowie „Frage-und-Antwort-Räume“ an, bei manchen Anwendungen kann man die Funktion „Handheben“ aktivieren. Idealerweise wird der Referent bei der Durchführung durch eine Assistenz unterstützt, die Fragen aufnimmt, notiert und moderiert. In der Regel folgt auf eine Frontalpräsentation eine Fragerunde, wobei es sich empfiehlt, die Präsentation nicht länger als 20 bis 30 Minuten am Stück zu halten und dann Fragen zu klären. Ein zweiter und auch dritter Präsentationsteil können folgen; empfehlenswert sind Wechsel der Referenten, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer aufrechtzuerhalten.

Für Webinare gibt es technisch sehr unterschiedliche Möglichkeiten, die vom Präsentieren am eigenen Schreibtisch über eine Webcam bis hin zu einer professionellen Kameraführung im Studio reichen. Letztere Variante sorgt durch eine optimierte technische Betreuung sowie wechselnde Perspektiven der Kamera für einen abwechslungsreichen und entspannten Ablauf sowohl für die Referenten als auch das Publikum. Viele innovative Firmen nutzen diese Art der Veranstaltung bereits seit Jahren für Fortbildungsangebote für ihre Kunden ergänzend zu Präsenzveranstaltungen. Entfallende Reisezeiten und -kosten werden von vielen Kunden sehr geschätzt. Von großem Wert ist auch die Aufzeichnung des Webinars sowie die Bereitstellung auf einer Plattform, so dass Teilnehmer, die an der Live-Veranstaltung im Netz nicht teilnehmen konnten, zumindest im Nachhinein die Aufzeichnung anschauen können.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Digitalisierung im Bereich der Videokonferenzen vom kleinen Mitarbeitermeeting bis hin zur großen Kundenveranstaltung (oder gar Parteitag) umfangreiche Möglichkeiten bietet, deren Nutzung man auch in der Zukunft unbedingt maßvoll weiter intensivieren sollte. So entlasten wir nicht nur unsere Reisebudgets, sondern nicht zuletzt auch unsere Umwelt und unser Klima.

Literatur:
https://www.bzfe.de/inhalt/locker-und-leicht-durch-die-videokonferenz-35536.html